EDI-Gateway & EDI-Transaktionen – Erklärt

Electronic Data Interchange wird verwendet, um Geschäftsinformationen zwischen zwei Parteien elektronisch zu übersetzen und zu übertragen, beispielsweise wenn ein Käufer eine Bestellung an einen Lieferanten sendet. Um diese Kommunikation erfolgreich durchzuführen, müssen Sie und Ihr Partner bestimmte Standards und Protokolle einhalten. Die Standards variieren je nach Standort und Branche. Glücklicherweise müssen Sie nicht viel über die Standards und Protokolle wissen, da es spezielle Dienstleister gibt, die die ganze schwere Arbeit für Sie erledigen. In diesem Artikel erklären wir, was EDI-Transaktionen sind, was all diese Codes bedeuten und warum es wichtig ist, ein EDI-Gateway zu verwenden. Um diese Technologie zu Ihrem Vorteil zu nutzen, sind keine Spezialkenntnisse erforderlich. Alles, was Sie tun müssen, ist das Dokument im angegebenen Format zu exportieren und die Dokumente an Ihr EDI-Gateway zu senden – dann übernimmt die Software die Aufgabe, dies in ein Format zu übersetzen, das vom ERP-System des Empfängers gelesen werden kann. Als erstes wollen wir uns genauer ansehen, was ein EDI-Gateway eigentlich ist.

Ein EDI-Gateway ist im Wesentlichen Software, die eine erfolgreiche elektronische Kommunikation – oder den Dokumentenaustausch – zwischen Geschäftspartnern ermöglicht, unter Verwendung des geeigneten EDI-Standards. Ihr EDI-Gateway kann Dokumentformate von einem ERP-System in ein anderes übersetzen und fungiert damit als Vermittler zwischen zwei Systemen, die eine unterschiedliche Sprache sprechen – ähnlich wie ein menschlicher Übersetzer die Kommunikation zwischen Menschen ermöglicht, die verschiedene Sprachen sprechen. Es ist auch wichtig zu beachten, dass Sie, obwohl Sie manchmal direkt mit einem anderen ERP-System kommunizieren können, die Kommunikation über ein EDI-Gateway eine viel bessere Option ist, da Gateways mehr Kommunikationskanäle bieten als einzelne ERP-Systeme. Dies ist wichtig, da die Kommunikationsoptionen Ihres ERP-Systems möglicherweise begrenzt sind und von Ihrem Land oder Ihrer Branche abhängen, während ein EDI-Gateway diese Unterschiede überbrücken und eine einfache länder- und branchenübergreifende Kommunikation ermöglichen kann.

EDI-Transaktionen sind standardisierte elektronische Geschäftsdokumente, die Ihr EDI-Gateway verwenden kann. Die häufigsten Arten von EDI-Transaktionen – oder Dokumenten –, die alle Branchen nutzen, sind Bestellungen (Purchase Orders, POs) und Rechnungen. Jedes EDI-Transaktionsdokument muss bestimmte Schlüsseldaten enthalten, die den entsprechenden EDI-Anforderungen entsprechen. Ohne diese Daten wäre das EDI-Dokument nutzlos. Einfach ausgedrückt: Damit eine Bestellung eine gültige (und nützliche) EDI-Transaktion ist, muss sie Daten wie die Arten, Mengen und Codes der bestellten Artikel sowie die eindeutigen Kennungen des Absenders und Empfängers enthalten. Und natürlich müssen alle diese Daten an der richtigen Stelle im Dokument platziert werden, damit die Systeme auf die Informationen zugreifen können. Um den Prozess weiter zu erleichtern und zu beschleunigen, wird jedem Dokument (jeder Transaktion) ein spezifischer Transaktionscode zugewiesen, damit das empfangende System es sofort erkennen kann.

Um EDI-Transaktionen effektiv in einem standardisierten Format durchzuführen, wird ein EDI-Standard benötigt. Wie bereits erwähnt, stehen EDI-Standards in der Regel in Zusammenhang mit Ihrem Standort und Ihrer Branche. Aber denken Sie daran – Ihr EDI-Gateway kann problemlos zwischen verschiedenen Standards und Branchen übersetzen, also machen Sie sich keine Sorgen, wenn Ihre Partner weltweit verteilt sind und unterschiedliche Standards verwenden. Die Bedeutung eines EDI-Standards liegt darin, dass er die Regeln definiert, wie EDI-Dokumente – EDI-Transaktionen – formatiert und interpretiert werden sollen. Er legt den genauen Speicherort und die richtige Reihenfolge der Dateneinheiten in jedem EDI-Dokument fest. Er ist wie ein Regelwerk für EDI-Transaktionen. Die Einhaltung eines EDI-Standards gewährleistet eine vollständige und präzise EDI-Übertragung. Wenn Sie schon einmal Geld ins Ausland überwiesen haben, auch als Privatperson, sind Sie möglicherweise bereits mit einem sehr verbreiteten Bankstandard namens SWIFT vertraut. Hier sind einige weitere gängige Standards.

ANSI X12 steht für American National Standards Institute und wurde ursprünglich als Standard für die Nutzung durch nordamerikanische Unternehmen in vielen Branchen entwickelt. Diese EDI-Sprache wird derzeit weltweit eingesetzt, obwohl Nordamerika nach wie vor die Hauptnutzungsregion ist.

EDIFACT steht für Electronic Data Interchange for Administration, Commerce and Transport. Diese länder- und branchenübergreifende EDI-Sprache wird vor allem in Europa eingesetzt, insbesondere im Einzelhandel, der als erster damit begann, sie zu verwenden. Im Laufe der Zeit hat sich ihr Einsatz auf weitere Branchen wie Bauwesen, Logistik und Gesundheitswesen ausgeweitet.

Tradacoms ist ein EDI-Standard, der ein Vorläufer von EDIFACT war. Er wird heute außerhalb des britischen Einzelhandelsmarkts kaum noch verwendet.

Die Universal Business Language (UBL) ist ein XML-basierter globaler Standard für den elektronischen Datenaustausch. Obwohl UBL in erster Linie für EDI konzipiert ist, kann es auch für andere Geschäftsanwendungen wie Dokumentenmanagement und Workflow genutzt werden.

Der Intermediate Document Standard wurde erstmals 1980 vom Standardisierungsgremium der Vereinten Nationen entwickelt. IDocs werden verwendet, um verschiedene Arten von Informationen auszutauschen sowie unterschiedliche Softwareanwendungen wie ERP- und CRM-Systeme zu integrieren.

EANCOM wurde als Teilmenge des EDIFACT-Standards entwickelt. Es wurde ursprünglich für den Einzelhandel konzipiert, hat sich aber seitdem erweitert und wird heute auch im Gesundheitswesen, im Verlagswesen, im Bauwesen und in der Logistik eingesetzt.

RosettaNet wird hauptsächlich zwischen Hightech-Organisationen wie Unterhaltungselektronikherstellern und großen Computerproduzenten eingesetzt.

EDI-Transaktionscodes variieren je nach Branche, und die Liste der EDI-Transaktionen ist sehr lang mit Hunderten verschiedener Codes. Es gibt einen Code für jede Art von Dokument in jeder Branche – Sie müssen jedoch nicht alle diese Transaktionen kennen oder verwenden. Es hängt alles von Ihren speziellen Bedürfnissen und den Bedürfnissen Ihrer Geschäftspartner ab. Werfen wir nun einen Blick auf einige der häufigsten Arten von EDI-Transaktionen, die von vielen verschiedenen Unternehmen und Branchen genutzt werden.

Eine Bestellung (PO) dient als Anforderung bestimmter Waren oder Dienstleistungen beim Lieferanten oder Anbieter. Sie ist in der Regel der erste Schritt in einem Geschäftsaustausch und ermöglicht es Partnern, sensible Daten wie Preise sicher auszutauschen, da EDI-Transaktionen verschlüsselt sind.

Auf eine Bestellung folgt eine Bestellbestätigung, die ein Dokument ist, das bestätigt, dass die Bestellung erfüllt und ausgeführt werden kann.

Diese EDI-Transaktion ist auch als EDI Advance Shipping Notice oder EDI ASN bekannt und wird verwendet, um den Empfänger über eine Sendung zu informieren und den Inhalt einer Sendung zu beschreiben. Das Dokument wird versandt, bevor die Sendung am Zielort eintrifft, und wird häufig von Lieferanten, Herstellern, Distributoren und Einzelhändlern verwendet.

EDI 895 wird vom Kunden gesendet, um den Inhalt einer Direktlieferung an das Geschäft zu bestätigen oder zu ändern, und schließt die Bestellung im Wesentlichen ab. Es verbessert die Datengenauigkeit der zwischen Handelspartnern ausgetauschten Informationen.

EDI 895 wird vom Kunden gesendet, um den Inhalt einer Direktlieferung an das Geschäft zu bestätigen oder zu ändern, und schließt die Bestellung im Wesentlichen ab. Es verbessert die Datengenauigkeit der zwischen Handelspartnern ausgetauschten Informationen.

Eine Rechnung wird vom Lieferanten an den Käufer gesendet, um nach Erhalt der Waren eine Zahlung anzufordern. Sie bestätigt auch die Menge oder Anzahl der erhaltenen Waren.

Wird als Antwort auf eine EDI 810 – eine Rechnung – verwendet, um dem Lieferanten oder Anbieter mitzuteilen, dass die Rechnung erfolgreich empfangen wurde.

Ein EDI 940 wird in der Regel vom Lieferanten verwendet, um ein Drittlogistikunternehmen anzuweisen, eine Sendung an den Käufer zu schicken. Es enthält wesentliche Daten, wie z. B. was zu versenden ist, wann und in welcher Menge.

Jede Branche hat ihren eigenen EDI-Transaktionssatz, weshalb ein zuverlässiges EDI-Gateway wichtig ist, um eine reibungslose Kommunikation und effektive EDI-Übertragung zwischen Geschäftspartnern sicherzustellen. Bevor Sie die Kommunikation mit Ihrem Partner beginnen, müssen Sie zunächst die Dokumententransformation konfigurieren, was die Definition des Ausgangsformats beinhaltet. Glücklicherweise ist dies mit Omnizon einfach zu bewerkstelligen – Sie müssen lediglich den Anweisungen folgen, die wir für unsere Kunden vorbereitet haben. Hier ist ein Überblick über einige der häufigsten Einsatzmöglichkeiten von EDI-Transaktionen in verschiedenen Branchen.

Es gibt bestimmte Branchen, in denen sich der elektronische Datenaustausch fest etabliert hat, und die Fertigungsindustrie ist eine davon. Dies ist darauf zurückzuführen, dass historisch gesehen die meisten Fertigungsunternehmen gelegentlich Schwierigkeiten hatten, die Lagerbestände in ihrer Lieferkette aufrechtzuerhalten. Ohne eine EDI-Lösung ist es schwierig, ein stabiles Supply-Chain-Management aufrechtzuerhalten und damit Ihre Handelspartner zufriedenzustellen. EDI hilft Ihnen auch dabei, verschiedene Dateiformate und technische Dateien zu integrieren.

Eine der ersten Branchen, die Bestellungen und Rechnungen automatisierte, war der Einzelhandel. In jüngster Zeit mussten sich Einzelhändler an gestiegene Lieferanforderungen und höhere Artikelanzahlen (SKU-Counts) von Direktlieferanten (DSD-Lieferanten) anpassen. Die Automatisierung des DSD-Prozesses mithilfe von EDI kann die Engpässe an der Warenannahme des Einzelhändlers reduzieren und die Eingangszeiten verkürzen. Das wichtigste EDI-Dokument hierbei ist die ASN (Advance Ship Notice). Engpässe an der Warenannahme können reduziert und Eingangszeiten verkürzt werden, indem der DSD-Prozess mithilfe von EDI automatisiert wird. Die Grocery Manufacturers of America stellte fest, dass elektronische ASNs die Wareneingangszeiten um bis zu 60 % reduzieren können. Ein Unternehmen mit 250 Filialen könnte jährlich 65.000 Eingangsarbeitsstunden einsparen, wenn nur 25 % der Lieferungen automatisierte ASNs verwenden würden. Die ASN kann sicherstellen, dass jedes Glied in der Lieferkette über den aktuellen Zustand der Waren informiert ist, und die Warenkontrolle auf Palettenebene ist nicht schwieriger als die Kontrolle auf Einzelgebindeebene.

Organisationen, die an der globalen Lieferkette beteiligt sind, verwenden EDI-Systeme seit den späten 1960er Jahren. Beispielsweise nutzen die größten Speditionsunternehmen von heute EDI, um Dokumentenübertragungen und B2B-Kommunikation zu rationalisieren, was Kosten und Verzögerungen reduziert, die Datengenauigkeit verbessert und die Kundenzufriedenheit steigert. EDI in Transport und Logistik hilft dabei, die genaue und pünktliche Lieferung von Bestellungen bis hin zu Versandbestätigungen sicherzustellen, Lagerverwaltungssysteme zu integrieren, die Kosteneffizienz bei der Frachtausschreibung zu maximieren und die Vertragseinhaltung zu gewährleisten. Die Fähigkeit, schnell zu skalieren, ist in dieser Branche unerlässlich. Modernisierte EDI-Systeme geben Organisationen die Kontrolle, die sie benötigen, um Geschäfte mit Kunden und Handelspartnern abzuwickeln. Diese wichtigen B2B-Datenübertragungen