EDI Gateway y Transacciones EDI – Explicación

El intercambio electrónico de datos se utiliza para traducir y transmitir información comercial entre dos partes de forma electrónica, por ejemplo, cuando un comprador envía una orden de compra a un proveedor. Para realizar esta comunicación de manera exitosa, existen ciertos estándares y protocolos a los que usted y su socio deben ajustarse. Los estándares variarán según su ubicación y el sector en el que opere. Afortunadamente, no necesita saber mucho sobre los estándares y protocolos porque existen proveedores de servicios especializados que hacen todo el trabajo por usted. En este artículo, explicaremos qué son las transacciones EDI, qué significan todos esos códigos y por qué es importante utilizar un gateway EDI. Para comenzar a utilizar esta tecnología a su favor, no se requiere ningún conocimiento especial. Todo lo que necesita hacer es exportar el documento en el formato especificado y enviarlo a su gateway EDI; luego el software se encarga de traducirlo a un formato legible por el sistema ERP del destinatario. Entonces, como primer paso, analicemos con más detalle qué es exactamente un gateway EDI.

Un gateway EDI es esencialmente un software que permite una comunicación electrónica exitosa —o intercambio de documentos— entre socios comerciales, utilizando el estándar EDI apropiado. Su gateway EDI puede traducir formatos de documentos de un sistema ERP a otro, lo que significa que actúa como intermediario entre dos sistemas que hablan idiomas diferentes, de manera similar a como un traductor humano permite la comunicación entre personas que hablan distintos idiomas. También es importante señalar que, aunque en ocasiones pueda comunicarse directamente con otro sistema ERP, comunicarse a través de un gateway EDI es una opción mucho mejor, ya que los gateways ofrecen más canales de comunicación que los sistemas ERP individuales. Esto es importante porque las opciones de comunicación de su ERP pueden ser limitadas y depender de su país o industria, mientras que un gateway EDI puede salvar esas diferencias y facilitar una comunicación sencilla entre países e industrias.

Las transacciones EDI son documentos comerciales electrónicos estandarizados que su gateway EDI puede utilizar. Los tipos más comunes de transacciones —o documentos— EDI que utilizan todos los sectores son las órdenes de compra (POs) y las facturas. Todo documento de transacción EDI debe contener ciertos datos clave, de conformidad con los requisitos EDI aplicables. Sin esto, el documento EDI quedaría inutilizable. En términos simples, para que una orden de compra sea una transacción EDI válida (y útil), debe incluir datos como los tipos, cantidades y códigos de los artículos pedidos, y los identificadores únicos del emisor y del receptor. Y, por supuesto, todos estos datos deben estar ubicados en el lugar correcto del documento para que los sistemas puedan acceder a la información. Para facilitar y agilizar aún más el proceso, a cada documento (transacción) se le asigna un código de transacción específico para que el sistema que lo recibe pueda identificarlo de inmediato.

Para llevar a cabo transacciones EDI de manera efectiva utilizando un formato estandarizado, se necesita un estándar EDI. Como ya hemos mencionado, los estándares EDI suelen estar relacionados con su ubicación y sector. Pero recuerde: su gateway EDI puede traducir fácilmente entre diferentes estándares e industrias, así que no se preocupe si sus socios están ubicados en distintas partes del mundo y utilizan diferentes estándares. La importancia de un estándar EDI radica en que define las reglas sobre cómo deben formatearse e interpretarse los documentos EDI —las transacciones EDI—. Determina la ubicación exacta y el orden correcto de las unidades de datos en cualquier documento EDI. Es como un reglamento para las transacciones EDI. Cumplir con un estándar EDI garantiza una transmisión EDI completa y precisa. Si alguna vez ha enviado dinero al extranjero, incluso como persona particular, es posible que ya esté familiarizado con un estándar bancario muy común llamado SWIFT. A continuación, se presentan algunos estándares más comunes.

ANSI X12 corresponde al Instituto Nacional Americano de Estándares y fue creado inicialmente como un estándar para uso de empresas norteamericanas en múltiples industrias. Este lenguaje EDI se utiliza actualmente a nivel global, aunque América del Norte sigue siendo su principal región de uso.

EDIFACT son las siglas de Electronic Data Interchange for Administration, Commerce and Transport (Intercambio Electrónico de Datos para Administración, Comercio y Transporte). Este lenguaje EDI multinacional y multisectorial es ampliamente utilizado en Europa, particularmente en el sector minorista, que fue el primero en comenzar a adoptarlo. Con el tiempo, su aplicación se ha extendido a industrias como la construcción, la logística y la salud.

Tradacoms es un estándar EDI que fue precursor de EDIFACT. Hoy en día no se utiliza mucho fuera del mercado minorista del Reino Unido.

El Lenguaje Universal de Negocios (UBL) es un estándar global basado en XML que se utiliza para el intercambio electrónico de datos. Si bien UBL está diseñado principalmente para EDI, también puede emplearse en otras aplicaciones empresariales como la gestión de documentos y flujos de trabajo.

El Estándar de Documento Intermedio fue desarrollado por primera vez por el organismo de estandarización de las Naciones Unidas en 1980. Los IDocs se utilizan para intercambiar distintos tipos de información, así como para integrar diferentes aplicaciones de software, como sistemas ERP y CRM.

EANCOM fue creado como un subconjunto del estándar EDIFACT. Originalmente fue desarrollado para el sector minorista, pero desde entonces se ha expandido y hoy también se utiliza en salud, publicación, construcción y logística.

RosettaNet se utiliza principalmente entre organizaciones de alta tecnología, como fabricantes de electrónica de consumo y grandes fabricantes de computadoras.

Los códigos de transacción EDI varían según la industria, y la lista de transacciones EDI es muy extensa, con cientos de códigos diferentes. Existe un código para cada tipo de documento en cada industria; sin embargo, no es necesario conocer ni utilizar todas esas transacciones. Todo depende de sus necesidades particulares y las de sus socios comerciales. A continuación, veremos algunos de los tipos de transacciones EDI más comunes, utilizados por muchas empresas e industrias diferentes.

Una PO sirve como solicitud de determinados bienes o servicios al proveedor. Generalmente es el primer paso en un intercambio comercial y permite a los socios compartir de forma segura datos sensibles como precios, ya que las transacciones EDI están cifradas.

Tras una PO se emite un Acuse de Recibo de la Orden de Compra, que es un documento que indica que la orden de compra puede ser cumplida y ejecutada.

Esta transacción EDI también se conoce como Aviso de Envío Anticipado EDI o EDI ASN, y se utiliza para notificar al destinatario de un envío y describir el contenido del mismo. El documento se envía antes de que el envío llegue al destino y es comúnmente utilizado por proveedores, fabricantes, distribuidores y minoristas.

El EDI 895 es enviado por el cliente para confirmar o modificar el contenido de un pedido con entrega directa en tienda y esencialmente completa la orden. Mejora la precisión de los datos intercambiados entre socios comerciales.

El EDI 895 es enviado por el cliente para confirmar o modificar el contenido de un pedido con entrega directa en tienda y esencialmente completa la orden. Mejora la precisión de los datos intercambiados entre socios comerciales.

Una factura es enviada por el proveedor al comprador para solicitar el pago tras recibir los bienes. También confirma la cantidad o el volumen de bienes recibidos.

Se utiliza como respuesta a un EDI 810 —una factura— para notificar al proveedor que la factura ha sido recibida exitosamente.

Un EDI 940 es utilizado normalmente por el proveedor para instruir a una empresa de logística tercerizada a enviar un pedido al comprador. Incluye datos esenciales, como qué enviar, cuándo y en qué cantidad.

Cada industria tiene su propio conjunto de transacciones EDI, y es por eso que contar con un gateway EDI confiable es importante para garantizar una comunicación fluida y una transmisión EDI efectiva entre socios comerciales. Antes de iniciar la comunicación con su socio, primero debe configurar la transformación de documentos, lo que incluye definir el formato de origen. Afortunadamente, esto es fácil de hacer con Omnizon: solo debe seguir las instrucciones que hemos preparado para nuestros clientes. A continuación, se presenta un panorama de algunas de las formas más comunes en que las transacciones EDI pueden utilizarse en diversas industrias.

Hay ciertos sectores en los que el intercambio electrónico de datos se ha consolidado firmemente, y la manufactura es uno de ellos. Esto se debe a que, históricamente, muchas empresas manufactureras han tenido dificultades para mantener los niveles de inventario en su cadena de suministro. Sin una solución EDI, es difícil mantener una gestión estable de la cadena de suministro y, en consecuencia, mantener satisfechos a sus socios comerciales. EDI también le ayuda a integrar diversos formatos de archivo y archivos de ingeniería.

Una de las primeras industrias en automatizar pedidos y facturas fue el comercio minorista. Recientemente, los minoristas han tenido que adaptarse al aumento de las demandas de entrega y de los recuentos de unidades de mantenimiento de existencias (SKU) proporcionados por los proveedores de entrega directa en tienda (DSD). Automatizar el proceso DSD con la ayuda de EDI puede reducir la congestión en la puerta trasera del minorista y disminuir los tiempos de recepción. El documento EDI clave aquí es el ASN (Aviso de envío anticipado). La congestión en la puerta trasera del minorista puede reducirse y los tiempos de recepción pueden acortarse automatizando el proceso DSD mediante EDI. La Asociación de Fabricantes de Comestibles de América descubrió que los ASN electrónicos pueden reducir los tiempos de recepción hasta en un 60%. Una corporación con 250 tiendas podría ahorrar 65,000 horas de recepción al año si solo el 25% de las entregas utilizara ASN automatizados. El ASN puede garantizar que cada eslabón de la cadena de suministro esté informado sobre el estado actual de los artículos, y verificar mercancías a nivel de palé no es más difícil que hacerlo a nivel de caja individual.

Las organizaciones involucradas en la cadena de suministro global han utilizado sistemas EDI desde finales de la década de 1960. Por ejemplo, las empresas de transporte de carga más grandes de la actualidad utilizan EDI para agilizar las transferencias de documentos y la comunicación B2B, lo que reduce costos y demoras, mejora la precisión de los datos e incrementa la satisfacción del cliente. EDI en transporte y logística ayuda a garantizar la entrega precisa y oportuna de todo, desde órdenes de compra hasta confirmaciones de envío, integrar sistemas de gestión de almacenes, maximizar la eficiencia de costos en la licitación de cargas y asegurar el cumplimiento de contratos. La capacidad de escalar rápidamente es fundamental en esta industria. Los sistemas EDI modernizados brindan a las organizaciones el control que necesitan para hacer negocios con clientes y socios comerciales. Estas transferencias de datos B2B esenciales deben estar estandarizadas, automatizadas, correctamente integradas y optimizadas. Sin estos cuatro componentes esenciales, las empresas de logística pueden tener dificultades.

EDI se ha utilizado en la industria automotriz durante más de cuarenta años. La naturaleza global de esta industria hace que sea crucial para los fabricantes de automóviles poder incorporar rápidamente a sus proveedores, sin importar dónde estén ubicados en el mundo. Las líneas de producción automotriz actuales dependen del intercambio eficiente de documentos comerciales entre fabricantes y su cadena de suministro. El "Sistema de Producción Toyota" sirvió como base para varias mejores prácticas, incluidas la fabricación Justo a Tiempo (JIT) y la manufactura esbelta. Muchas líneas de producción en todo el mundo dependen de los procedimientos JIT y de manufactura esbelta para operar sin contratiempos, y EDI ofrece una solución rápida y eficaz para transferir documentos comerciales en apoyo de estas operaciones de manufactura. Hacer exitosos los procesos JIT y de manufactura esbelta requiere proporcionar visibilidad sobre los niveles de inventario y alertas sobre cuándo se espera que lleguen los envíos a la línea de producción.