Was ist EDI-Integration und wie können Sie sie für sich nutzen?

Die Ära zeitaufwändiger Papierarbeit und des manuellen Wiedereingebens von Informationen ist längst vorbei. Digitalisierung hilft uns, die Bereitstellung von Informationen zu beschleunigen, Geschäftsabläufe zu optimieren und das Risiko menschlicher Fehler zu reduzieren. Moderne Unternehmen kommunizieren heute direkt über spezialisierte Systeme namens EDI (Electronic Data Interchange), und große Unternehmen erwarten, dass sich kleinere Unternehmen anpassen und übernehmen. Ob Sie ein erfahrener EDI-Nutzer sind oder keine Ahnung haben, was EDI wirklich bedeutet – Sie können die Vorteile der Digitalisierung nutzen.

In diesem Blog erklären wir, wie EDI-Integration in der Praxis funktioniert, basierend auf unserer eigenen Erfahrung mit Unternehmen aus verschiedenen Branchen. Wir werden auch Antworten auf einige häufig gestellte Fragen zum Thema EDI-Integration geben, wie zum Beispiel: Muss ich alle meine Dokumente in dasselbe Format konvertieren, etwa EDIFACT? Was ist, wenn mein Partner ein völlig anderes System verwendet? Wie soll ich den Übergang gestalten? Wird das ein Vermögen kosten?

Effiziente Digitalisierung kann Ihnen helfen, der ideale Geschäftspartner zu werden. Lassen Sie uns zunächst klären, was EDI bedeutet und worin es sich von EDI-Integration unterscheidet.

Electronic Data Interchange ist eine Methode zum Austausch von Geschäftsdokumenten – wie Bestellungen, Lieferungen und Rechnungen – als elektronische oder digitale Dokumente anstelle von physischen Papierdokumenten zwischen zwei Geschäftspartnern. Diese Partner können Ihre Lieferanten, Kunden, Behörden oder Finanzinstitute sein – im Grunde jeder, mit dem Sie in Verbindung stehen. Es ist im Wesentlichen eine Möglichkeit, wichtige Geschäftsprozesse zu automatisieren, sodass Sie keine Daten mehr manuell eingeben müssen und die gewonnene Zeit für andere, wichtigere Dinge nutzen können.

Die Technologie selbst ist vom Konzept her nicht neu, denn sie existiert seit über 50 Jahren. Allerdings hat sich die Art und Weise, wie diese Technologie heute eingesetzt wird, erheblich weiterentwickelt. In der Vergangenheit waren alle EDI-Systeme interne, lokale Lösungen (On-Premise), was bedeutete, dass sie ziemlich kostspielig waren und eine spezialisierte IT-Abteilung für Wartung und Betrieb erforderten. Wir werden dies im Abschnitt Arten der EDI-Integration weiter unten ausführlicher erläutern.

Glücklicherweise hat uns die moderne Technologie seitdem ermöglicht, den gesamten Prozess in die Cloud zu verlagern, was bedeutet, dass Ihre EDI-Lösung unglaublich flexibel, anpassungsfähig an Ihre sich ändernden Geschäftsanforderungen und viel einfacher sowie kostengünstiger zu nutzen ist als früher.

EDI ist nicht mehr nur für große Unternehmen, die täglich große Datenmengen bewegen – kleine und mittelständische Unternehmen (KMU) können enorme Vorteile aus einer intelligenten EDI-Integration ziehen, und mit der Zeit und dem Geld, die Ihr Unternehmen nach der Einführung von EDI einspart, könnten Sie bald selbst zu den Großen gehören. Einen guten Einstieg zum Thema B2B-Integration und wie sie Ihrem Unternehmen helfen kann bietet unser Blogbeitrag, der dieses Thema ausführlich erläutert.

Was passiert also, wenn Sie Ihr EDI integrieren, im Gegensatz dazu, bei einem nicht integrierten EDI-System zu bleiben?

Der traditionelle Ansatz bei EDI wäre, separate Punkt-zu-Punkt-Verbindungen mit verschiedenen Partnern und für verschiedene Zwecke zu haben. Sie müssten separate Anwendungen vorhalten, und dies würde erwartungsgemäß im Laufe der Zeit zu großer Komplexität führen, da die Anzahl der Verbindungen immer weiter wächst. All dies müsste von Ihrem IT-Team verwaltet werden (das seine Zeit stattdessen mit anderen nützlichen Aufgaben verbringen könnte.)

Eine EDI-Integration hingegen ist eine viel bessere Lösung als eigenständiges EDI, da sie all diese einzelnen Prozesse an einem Ort zusammenführt. Mit einer integrierten EDI-Lösung können Sie Ihre Geschäftsabläufe wirklich optimieren und alle wichtigen Dokumente schnell und einfach mit verschiedenen Partnern austauschen. Und das Beste daran ist – Sie und Ihre Partner müssen nicht dieselben Systeme und Dokumentenformate verwenden. Sie können weiterhin die Systeme nutzen, die Sie haben oder bevorzugen, und Ihre EDI-Integrationssoftware konvertiert und übersetzt diese, sodass beide Seiten sie problemlos verwenden können. EDI-Integration eignet sich für viele verschiedene Branchen, wie zum Beispiel Fertigung, Groß- und Einzelhandel, Lebensmittel und Getränke, Transport und Logistik, um nur einige zu nennen.

Hier stellen wir die drei Arten der EDI-Integration vor, damit Sie wissen, welche Sie wählen sollten, wenn Sie EDI in Ihrem Unternehmen einführen möchten.

Die direkte Integration ist die Punkt-zu-Punkt-Verbindung, die wir bereits erwähnt haben. Es handelt sich um eine interne, lokale Lösung (On-Premise), die Ihre ERP-Software (Enterprise Resource Planning) und Ihre Geschäftspartner über ein bestimmtes Protokoll verbindet.

Sie ist ein Erbe großer Konzerne mit Tausenden von Transaktionen täglich und ausreichenden Ressourcen, um die Kosten der Systemwartung zu decken.

Bei der indirekten Integration erfolgt der Informationsaustausch über einen „Mittelsmann", bei dem es sich um eine spezielle Art von geschütztem Netzwerk namens VAN (Value-Added Network) handeln kann oder um eine Plattform, wie wir sie hier bei Omnizon anbieten. In diesem Fall senden Sie und Ihre Partner einfach Ihre Dokumente, der „Mittelsmann" übernimmt die schwierige Arbeit des Übersetzens und Konvertierens des Dokuments und exportiert es dann in dem von Ihnen gewünschten und definierten Format.

Indirekte EDI-Integration ist am besten für kleine und mittelständische Unternehmen geeignet, die Einfachheit und unkomplizierte Lösungen suchen.

Wie der Name schon sagt, handelt es sich hier um eine Art Integration, die direkte und indirekte Integration kombiniert. Sie können einige Ihrer direkten Verbindungen mit bestimmten Kunden beibehalten – zum Beispiel wenn Sie bereits eine direkte EDI-Verbindung mit einem großen Kunden haben und ein standardisiertes Protokoll etabliert haben, das Sie nicht ändern möchten – und alle anderen Kommunikationen auf die indirekte Lösung umstellen, die flexibler ist.

Dies eignet sich am besten für Unternehmen, die einige Prozesse unter ihrer eigenen direkten Kontrolle behalten möchten, bedeutet aber auch, dass Sie mehr Zeit und Geld in Ihre EDI-Lösung investieren müssen.

Vielleicht gehören Sie zu den vielen Unternehmen, die ihre IT-Operationen lieber selbst verwalten. Genau hier kommt EDI Integration Platform as a Service (iPaaS) ins Spiel. Ihr Hauptvorteil besteht darin, dass sie nahezu unbegrenzte Möglichkeiten für die eigenständige interne Entwicklung bietet. Dies ist eine hybride Lösung, die nach unserer Erfahrung in der Regel am besten für Unternehmen mit einem eigenen IT-Team geeignet ist. Bei Omnizon haben wir eng mit vielen internen Teams zusammengearbeitet und deren häufigste Wünsche und Anforderungen gesammelt und viele davon in unsere eigene Version von iPaaS integriert: Extended EDI iPaaS – etwas, das Nutzern einen Vorsprung verschafft und uns von Standard-iPaaS-Anbietern unterscheidet.

EDI Managed Services ist eine vollständig verwaltete Integration, was es zu einer indirekten Art der Verbindung macht, bei der Ihre Abläufe von einem erfahrenen Dienstleister verwaltet werden.

Sie können mehr über diese beiden Arten der Integration in unserem Artikel lesen, in dem wir alle Details erläutern und Vor- und Nachteile beider Lösungen auflisten.

Wenn Sie ein Unternehmen sind, das Dokumente mit Geschäftspartnern austauscht, können Sie von EDI-Integration profitieren. Jedes Unternehmen kann die universellen Vorteile der EDI-Integration genießen, wie zum Beispiel:

• reduzierter Bedarf an manueller Dateneingabe
• geringe Fehlerquote (keine versehentlich hinzugefügten Nullen oder vergessenen Daten)
• Echtzeit-Transparenz über Geschäftsprozesse
• verbesserte Zusammenarbeit mit Partnern
• langfristige Zeit- und Kosteneinsparungen
• gesteigerte Geschäftseffizienz.

Lassen Sie uns nun einige spezifische Vorteile für unsere Kunden betrachten, die Omnizon-Dienste nutzen, abhängig von der Größe ihres Unternehmens und dem Grad der Digitalisierung bei ihren Partnern.

Viele Unternehmen nutzen ein Enterprise Resource Planning (ERP)-System, um Dokumente wie Bestellungen, Rechnungen und Lieferbestätigungen an ihre Partner zu senden. Eine integrierte EDI-Lösung macht Ihr ERP-System noch effektiver, bietet zusätzliche Vorteile, und die gute Nachricht ist: Es ist keine direkte Anpassung Ihres bestehenden ERP-Systems erforderlich. Sie müssen nichts in Ihrem System ändern, denn unsere Lösung passt sich Ihnen an.

Bei Omnizon bieten wir Enterprise EDI als Grundlage an, aber darüber hinaus können wir Zugang zu einem intuitiven Web EDI Lieferantenportal bereitstellen. Das bedeutet: Selbst wenn Ihre Partner kein ERP-System haben oder dieses nicht angepasst werden kann, können sie Ihnen trotzdem Dokumente senden und von Ihrer EDI-Integration profitieren. Sie müssen lediglich das Lieferantenportal aufrufen, das Dokument in einem beliebigen Browser öffnen und alle erforderlichen Dokumente erstellen, um sie an Sie zurückzusenden.

Einige Partner äußern möglicherweise anfängliche Bedenken beim Wechsel zu einer neuen Arbeitsweise, aber in der Praxis stellen wir fest, dass sie schnell erkennen, wie viel besser und einfacher es ist, mit einem zuverlässigen EDI-Integrationssystem zu arbeiten.

Wie bereits erwähnt, können sowohl große als auch kleine Unternehmen von der EDI-Integration profitieren. Bei großen Unternehmen ermöglicht EDI-Integration eine wesentlich einfachere Kommunikation mit weniger direkten Verbindungen, einen organisierten und zentralisierten Speicherort für bessere Transparenz der Geschäftsprozesse, einfachere Anpassung und höhere Flexibilität sowie weniger Wartungsaufwand für bestehende EDI-Systeme.

Kleine und mittelständische Unternehmen ohne bisherige EDI-Lösung können alles erheblich beschleunigen – von der Suche nach dem besten und günstigsten Lieferanten bis hin zum schnelleren Zahlungseingang durch eine zügigere Verarbeitung von Rechnungen, was an sich schon ein unmittelbarer Vorteil ist. Weniger verschwendete Zeit = mehr verdientes Geld. Außerdem ist es sehr einfach, Ihre Partner in diesen Prozess einzubeziehen, da dies für sie über unser Lieferantenportal völlig kostenlos ist. Und es sind keine Vorkenntnisse erforderlich – alles ist vollständig intuitiv, und Sie können sich jederzeit an uns wenden, um Hilfe und Beratung zu erhalten.

Um eine erfolgreiche Integration umzusetzen, besteht der erste Schritt darin, Ihre Geschäftsprozesse zu organisieren, denn Sie können nichts automatisieren, ohne diese Prozesse im Detail zu definieren. Anschließend sollten Sie mit Ihren Partnern kommunizieren und die Vorteile für beide Seiten erläutern. Gemeinsam mit Ihren Partnern legen Sie das Protokoll und das Dokumentenformat für Import und Export fest, und die Plattform nimmt die notwendigen Anpassungen vor.

Schauen wir uns ein Beispiel eines Kunden an, der bereits EDI nutzte, aber Schwierigkeiten beim Onboarding neuer Partner hatte.

Dieser Kunde verwendete ein älteres EDI-System, das von einem professionellen IT-Team gewartet und betrieben wurde. Das bedeutete, dass immer dann, wenn sie sich mit einem neuen Partner verbinden wollten, ein IT-Fachmann eine neue Punkt-zu-Punkt-Verbindung zu ihrem bestehenden lokalen EDI-System erstellen und hinzufügen musste. Dies war ein komplizierter Prozess, der Geld kostete, Zeit für die Umsetzung erforderte und nicht besonders benutzerfreundlich war.

Der Kunde entschied sich, sein EDI in die Cloud zu migrieren, um eine größere Skalierbarkeit zu erreichen und die Investitionen in die IT-Infrastruktur zu reduzieren. Nach der EDI-Integration können sie nun neue Partner kostenlos hinzufügen, verglichen mit dem vorherigen Szenario, das jedes Mal eine Investition erforderte. Darüber hinaus arbeiten Unternehmen gerne mit Unternehmen zusammen, die einfache Lösungen anbieten, sodass die EDI-Integration diesen Kunden auch wettbewerbsfähiger und attraktiver gemacht hat.

Moderne EDI-Integration ist darauf ausgelegt, sich mit Ihnen weiterzuentwickeln und sich Ihren Bedürfnissen anzupassen. Sie wird mit Blick auf zukünftige Entwicklungen umgesetzt und wird den Support nicht einstellen, wenn das System veraltet oder fehlerhaft wird, wie es bei einer wachsenden Zahl von Anbietern älterer Systeme der Fall ist. Mit EDI-Integration sind Sie zukunftssicher und können der zuverlässige Partner sein, den Ihre Partner brauchen.

Helfen Sie uns, Ihnen beim Wachstum Ihres Unternehmens zu helfen und sich an die Spitze zu setzen. Wir sind hier, um alle Ihre Fragen und Anliegen zu beantworten, Sie beim Übergang zu unterstützen und Ihnen zu helfen, das Beste aus Ihrer EDI-Integration herauszuholen.