O que é integração EDI e como fazê-la funcionar para você?

A era da papelada demorada e da redigitação manual de informações ficou para trás. A digitalização está aqui para nos ajudar a acelerar a entrega de informações, otimizar as operações empresariais e reduzir o risco de erros humanos. As empresas modernas agora se comunicam diretamente por meio de sistemas especializados chamados EDI (Electronic Data Interchange) e as grandes empresas esperam que as menores se adaptem e adotem essa tecnologia. Seja você um usuário experiente de EDI ou alguém que não sabe bem o que EDI realmente significa, você pode colher os benefícios da digitalização.

Neste blog, vamos explicar como a integração EDI funciona na prática, com base em nossa própria experiência com empresas de diversos setores. Também responderemos a algumas das perguntas mais comuns que as pessoas costumam fazer sobre integração EDI, como: Preciso converter todos os meus documentos para o mesmo formato, algo como EDIFACT? E se meu parceiro estiver usando um sistema completamente diferente? Como farei a transição? Isso vai custar uma fortuna?

Uma digitalização eficiente pode ajudá-lo a tornar-se o parceiro de negócios ideal, então, primeiro, vamos entender o que EDI significa e como ele difere da integração EDI.

O Electronic Data Interchange é uma forma de trocar documentos comerciais – como pedidos, remessas e faturas – como documentos eletrônicos ou digitais em vez de documentos físicos em papel entre dois parceiros de negócios. Esses parceiros podem ser seus fornecedores, clientes, governo ou instituições financeiras – basicamente qualquer pessoa com quem você se relacione. É essencialmente uma forma de automatizar processos de negócios essenciais para que você não precise mais inserir dados manualmente e possa usar esse tempo extra para se concentrar em outras coisas mais importantes.

A tecnologia em si não é nova em conceito, pois existe há mais de 50 anos. No entanto, como essa tecnologia é aplicada hoje evoluiu significativamente. No passado, todos os sistemas EDI eram internos, on-premise, o que significava que eram bastante caros e você precisava ter um departamento de TI especializado para manter e operar o sistema. Explicaremos isso com mais detalhes na seção Tipos de integração EDI, abaixo.

Felizmente, a tecnologia moderna nos permitiu mover todo o processo para a nuvem, o que significa que sua solução EDI pode ser incrivelmente flexível, adaptável às suas necessidades de negócios em constante mudança, e muito mais fácil e econômica de usar do que no passado.

EDI não é mais exclusivo para grandes empresas que movimentam grandes volumes de dados diariamente – pequenas e médias empresas (PMEs) podem experimentar benefícios enormes com uma integração EDI inteligente, e com todo o tempo e dinheiro que sua empresa economizará após implementar o EDI, você pode acabar se juntando aos grandes. Um ótimo ponto de partida sobre integração B2B e como ela pode ajudar seu negócio é nossa postagem no blog que explica esse tema em detalhes.

Então, o que acontece quando você integra seu EDI, em comparação com permanecer com um sistema EDI não integrado?

A abordagem tradicional ao EDI seria ter conexões ponto a ponto separadas com diferentes parceiros e para diferentes necessidades. Você precisaria ter aplicações separadas, e isso resultaria previsivelmente em muita complexidade ao longo do tempo, à medida que o número de conexões crescesse cada vez mais. Todas essas conexões teriam de ser gerenciadas pela sua equipe de TI (que poderia, em vez disso, estar usando seu tempo fazendo outras coisas úteis.)

Uma integração EDI, por outro lado, é uma solução muito melhor do que um EDI independente, pois consolida todos esses processos individuais em um único lugar. Com um EDI integrado, você pode realmente otimizar suas operações de negócios, trocando de forma rápida e fácil todos os seus documentos importantes com vários parceiros. E a melhor parte é – você e seus parceiros não precisam usar os mesmos sistemas e formatos de documentos. Você pode continuar usando os que já possui ou prefere, e seu software de integração EDI irá convertê-los e traduzi-los para que ambos os lados possam usá-los facilmente. A integração EDI é adequada para muitos setores diferentes, como manufatura, atacado e distribuição, alimentos e bebidas, transporte e logística, entre outros.

Aqui vamos identificar os três tipos de integração EDI para que você saiba qual escolher quando decidir implementar o EDI em seu negócio.

A integração direta é a conexão ponto a ponto que já mencionamos. É uma solução interna, on-premise, que conecta seu software ERP (Enterprise Resource Planning) e seus parceiros de negócios usando um protocolo específico.

É um legado das grandes corporações com milhares de transações diárias e com recursos suficientes para cobrir o custo de manutenção do sistema.

Na integração indireta, a troca de informações acontece por meio de um "intermediário", que pode ser um tipo especial de rede protegida chamada VAN (value-added network) ou pode ser uma plataforma, como a que oferecemos aqui na Omnizon. Nesse caso, você e seus parceiros simplesmente enviam seus documentos, o "intermediário" faz o trabalho de traduzir e converter o documento e depois o exporta no formato que você deseja e definiu.

A integração EDI indireta é mais adequada para pequenas e médias empresas que buscam simplicidade e soluções sem complicações.

Como o nome sugere, este é um tipo de integração que combina a integração direta e a indireta. Você pode manter algumas de suas conexões diretas com determinados clientes – por exemplo, se você já possui uma conexão EDI direta com um grande cliente e estabeleceu um protocolo padronizado que não deseja alterar – e migrar todas as outras comunicações para a solução indireta, que é mais flexível.

Esta é a mais adequada para empresas que desejam manter alguns processos sob seu próprio controle direto, mas também significa que você precisa investir mais tempo e dinheiro em sua solução EDI.

Você pode ser uma das muitas empresas que preferem gerenciar suas próprias operações de TI. É aqui que entra a Plataforma de Integração EDI como Serviço (iPaaS). Sua principal vantagem é que oferece possibilidades praticamente ilimitadas para desenvolvimento interno independente. Esta é uma solução híbrida que, pela nossa experiência, geralmente é mais adequada para empresas com uma equipe de TI dedicada. Na Omnizon, trabalhamos de perto com muitas equipes internas e coletamos os seus "desejos e anseios" mais recorrentes, incluindo muitos deles em nossa própria versão de iPaaS, o Extended EDI iPaaS, algo que dá aos usuários uma vantagem inicial e que nos diferencia dos provedores padrão de iPaaS.

Os serviços gerenciados de EDI consistem em uma integração totalmente gerenciada, o que a tornaria um tipo de conexão indireta, e suas operações são gerenciadas por um provedor de serviços experiente.

Você pode ler mais sobre esses dois tipos de integração em nosso artigo onde explicamos todos os detalhes e listamos as vantagens e desvantagens de ambas as soluções.

Se você é uma empresa que troca documentos com parceiros de negócios, pode se beneficiar da integração EDI. Qualquer empresa pode desfrutar das vantagens universais da integração EDI, tais como:

• redução da necessidade de entrada manual de dados
• baixa chance de erros (sem zeros adicionados acidentalmente ou datas esquecidas)
• visibilidade em tempo real dos processos de negócios
• colaboração aprimorada com parceiros
• economia de tempo e dinheiro a longo prazo
• maior eficiência empresarial.

Agora, vamos analisar algumas vantagens específicas para nossos clientes que utilizam os serviços da Omnizon, dependendo do tamanho de sua empresa e do nível de digitalização com seus parceiros.

Muitas empresas utilizam um sistema de Enterprise Resource Planning (ERP) para enviar documentos como ordens de compra, faturas e confirmações de remessa aos seus parceiros. Uma solução EDI integrada tornará seu sistema ERP ainda mais eficaz, proporcionará benefícios adicionais e a boa notícia é que não é necessária nenhuma personalização direta no seu sistema ERP existente. Você não precisa alterar nada em seu sistema porque nossa solução se adapta a você.

Na Omnizon, oferecemos o Enterprise EDI como base fundamental, mas além disso podemos fornecer acesso a um intuitivo Portal de Fornecedores Web EDI. Isso significa que mesmo que seus parceiros não tenham um sistema ERP ou ele não possa ser personalizado, eles ainda podem enviar documentos e aproveitar sua integração EDI. Eles só precisam acessar o portal de fornecedores, abrir o documento em qualquer navegador e criar os documentos necessários para enviar de volta para você.

Alguns parceiros podem expressar preocupações iniciais ao mudar para uma nova forma de fazer negócios, mas na prática, observamos que eles rapidamente percebem o quanto é melhor e mais simples trabalhar com um sistema de integração EDI confiável.

Como já mencionamos, tanto grandes quanto pequenas empresas podem se beneficiar da integração EDI. No caso das grandes empresas, a integração EDI permite uma comunicação muito mais simples com menos conexões diretas, um local organizado e centralizado para melhor visibilidade dos processos de negócios, adaptação mais fácil e maior flexibilidade, e menos manutenção dos sistemas EDI existentes.

Pequenas e médias empresas sem solução EDI prévia podem acelerar significativamente tudo, desde encontrar o fornecedor mais acessível até receber pagamentos mais rapidamente devido ao processamento mais ágil de faturas, o que, por si só, é um benefício imediato. Menos tempo desperdiçado = mais dinheiro ganho. Além disso, é muito fácil incluir seus parceiros nesse processo, pois é completamente gratuito para eles fazê-lo usando nosso Portal de Fornecedores. E nenhum conhecimento prévio é necessário – tudo é completamente intuitivo e você sempre pode nos contatar para obter ajuda e orientação.

Para implementar uma integração bem-sucedida, o primeiro passo é organizar seus processos de negócios, pois você não pode automatizar algo sem definir esses processos em detalhes. Você deve então comunicar-se com seus parceiros e explicar os benefícios para ambos os lados. Com seus parceiros, você define o protocolo e o formato de documento para importação e exportação, e a plataforma faz os ajustes necessários.

Vamos analisar um exemplo de um cliente que já usava EDI, mas tinha dificuldades para integrar novos parceiros.

Este cliente estava usando um sistema EDI legado que era mantido e operado por uma equipe profissional de TI. Isso significava que sempre que queriam se conectar com um novo parceiro, precisavam que um profissional de TI criasse e adicionasse uma nova conexão ponto a ponto ao seu sistema EDI local existente. Era um processo complicado que custava dinheiro, exigia tempo para ser implementado e não era especialmente amigável ao usuário.

O cliente decidiu migrar seu EDI para a nuvem para obter maior escalabilidade e reduzir o investimento em infraestrutura de TI. Após a integração EDI, eles agora podem adicionar novos parceiros sem custo adicional, em comparação com o cenário anterior que exigia investimento a cada vez. Além disso, as empresas gostam de cooperar com empresas que oferecem soluções simples, então a integração EDI também tornou este cliente mais competitivo e atraente.

A integração EDI moderna é projetada para evoluir com você e se adaptar às suas necessidades. É desenvolvida com desenvolvimentos futuros em mente e não deixará de oferecer suporte quando o sistema ficar desatualizado ou apresentar falhas, como é o caso de um número crescente de fornecedores de sistemas legados. Com a integração EDI, você está preparado para o futuro e pode ser o parceiro confiável que seus parceiros precisam.

Ajude-nos a ajudá-lo a fazer seu negócio crescer e posicionar-se à frente da concorrência. Estamos aqui para responder todas as suas dúvidas e preocupações, para apoiá-lo em sua transição e para ajudá-lo a obter o máximo de sua integração EDI.